こんにちは、つたちこです。
ちょっとした仕事の話。
仕事上で使うコミュニケーションツールはたくさんあって、これまでいろいろ使ってきました。
かつてはメールと電話が主流でした。
その後、Chatwork、slack、FBメッセンジャー、などなどのチャット的なツールが活躍。
仕事で使うものは、ビジネスよりのチャットツールが多かった。
まあ、それ用に開発されているので、使いやすいのは当たり前なんですが。
ところで、今お仕事を進めている方とのやり取りはLINEがメイン。
最初は、「Chatworkを使いませんか」と説明、使い方もお伝えしたりしたけど、なかなか定着しない。
先方があまり使い勝手がよくなさそうなのです。
先方は、体を整えるお仕事をされている人で、普段デスクワークはほとんどない。
PCは苦手であまり使わず、やりとりはスマホでLINEが一番早いという。
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「であればLINEでやりましょう」と途中からLINEでほとんどのやり取りをするようになりました。
でも、今までの仕事のやり方で、例えば修正点をまとめた資料をPDFで送る、となるとさすがにスマホでは見づらい。
その場合には、「PCにも同じデータを送るので、見るのだけはそっちで……」とやったりもしました。
でもやっぱりLINEでやり取りする方が先方にはやりやすい。
考えた結果、最初に全体像を伝えるために複数ページでの説明が必要な場合には、PDFを送る。
申し訳ないけど、PCで確認してもらう。
それ以外の、細かい確認については、部分ごとにLINEで文章や画像を送って一つずつ確認してもらうことにしました。
正直普通より手間がかかる。
PDFを送って「全部確認して返事ください！」なら一発である。
でも今回の場合、それだとなかなか見てもらえずに結局返事が遅くなったり、「これってどういうこと？」「結局何をどうすれば？」という問い合わせが後から入ったり。
結構頑張って資料作っても、結局二度手間三度手間になったりしたのでした。
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であれば、連絡事項を絞って、2点程度ずつを細かくLINEで連絡する。
「これとこれの2点、確認してください！」というと、割とすぐに返事がもらえて、スムーズなのです。
言葉で一つ一つ説明するように、確認やり取りができるからかもしれません。
今回の場合、この確認のやり取りがずっとやりやすいみたい。
先方のリアクションがとても早いので、結果として私も仕事がやりやすくなった。
私自身はLINEを普段のやり取りにあまり使っていないので、絵文字やスタンプも不慣れ感があります。ちょっと恥ずかしい。
でも、それはこっちの事情。
先方に合わせることで結果的に仕事が早く進むなら、ビジネスツールにこだわる必要なかったなあ。
最初に無理に使ってもらおうとしたことが、今となっては申し訳ない気持ち。
ちなみに、LINEをPC上で使うことができるので、私のほうの効率化はそっちで対応しています。
スマホのフリック入力より、キーボード入力のほうが断然早いのでした……。
もちろん全部の仕事にこれが通用するわけではないです。
プロジェクトの規模が大きくない、かつ、相手がオーナーさんで即決断してくれる人なので可能な対応です。
ある程度以上の規模のプロジェクトだったら、やっぱりBacklogで全体を管理するなり、コミュニケーションもチームでChatworkやSlackなどを使うなりは必要です。
ただなんというか、今までの自分の経験ややり方にこだわりすぎず、相手に合わせて柔軟に対応するのが大事で、そうすると結果としてこちらもやりやすくなるんだなあ。
途中経過よりも、最終的な効率の良さを考えて、動くのだいじですね。
